「書かない窓口」とは、各種証明書を行政機関で交付してもらう際に、何も書かなくても交付することができる窓口のこと。全国の自治体で導入が進んでおり、DX事業のひとつ。
早い話、申請書という紙が必要なくなっただけのコト。もちろん”身分証明書”は必要。
申請書に名前・住所と理由などを書く手間がなくなったので、手続きの簡素化にはなっているありがてぇサービス。どんなことができるか、何を申請できるかを調べてみました。
書かない窓口で出来ること（浜松市の場合）
書かない窓口で交付できる証明書は以下の通り。何かの契約で求められやすい証明書は抑えてます。
証明書業務４３手続きのうち２９手続き。
住民票の写し、印鑑登録証明書、戸籍全部（個人）事項証明書、所得証明書、課税証明書など。
※届出業務は令和５年６月開始予定。
https://www.city.hamamatsu.shizuoka.jp/documents/148949/3112.pdf
手続きの流れとしては━━
- 窓口で「○の証明書が欲しい」と職員に伝える。身分証明書を提示する。
- 職員がシステムを使って手続きに必要な項目を一緒に確認しながら申請書の作成を支援
- 客側がするのは申請書の内容を確認して署名をすること
- 証明書の準備ができたら呼ばれて交付
……🧐？
たしかに、書かなくてよくなっている。
申請書が要らなくなるので、消費される紙が減ったことになります。ハイライトした”手続きに必要な項目を━━”の部分に目をつぶれば、アリかもしんない。
証明書の交付手続きが簡略化されたわけじゃない
DX化大好きさんにとって「書かない窓口」の聴こえはいい。
けれども、職員にとっては今までとあまり変わってないのが悲しいところ。
申請書の書き方から説明する手間は無くなったものの、おしゃべりしながら一緒に書く体にはなるので、お世辞にも”簡略化”とは呼べない。マイナンバーカードを渡して個人情報照会からの即発行とはいかない。おしゃべり好きに捕まると大変なことになりそう。
データ保護のセキュリティがシンプルで強固になっていけば、ゆくゆくもっと簡略化していくかもしれない。スマホで証明書を予約しておいて取りにいくとかね。
書かない窓口の存在意義は、マイナンバーカードを持たない人や、コンビニ交付の手段が取れない・知らない人への救済措置みたいに感じる。
コンビニで各種証明書が交付できるって知ってた？
証明書発行に対応するプリンターがあるコンビニなら、証明書を交付することができます。
マイナンバーカードは必須になるものの、営業時間が６時～２３時と幅広いため、役所が開いている時間に行けない人にとってはありがたい存在。
役所と違いフルサービスとはいかないものの、ローン組む時とか大口契約で必要になる証明書はたいてい対応しています。
- 住民票
- 印鑑証明書
- 各種税証明書
- 戸籍証明書（全部事項証明書・個人事項証明書）
- 戸籍の附票の写し
実際にやりましたが、端末ポチポチするだけで何も書く必要がないから簡単。
ただ、小銭を持ってないと支払いが面倒だとは感じますね。千円札に対応しているプリンターは意外と少ない。
……コンビニも役所も遠くて、かつ自力で行けないような状況であるなら、最終手段があります。
（ある意味）フルリモート可能な郵送交付
各種証明書は原則として、本人のみが受け取ることが許されているモノ。
証明書の交付は委任状で代理人を立てることは可能なものの、”原則”がきつい縛りのため、寝たきりか入院中か重度障害など、「正当な理由」がない限り認められません。
そんな場合でも「郵送」で証明書の交付をする方法もあります。ただし、めちゃくちゃメンドイ。
下の”必要な物”を見て、「あっ……」と感じたら、素直に役所かコンビニに向かうのをおすすめします。
- 必要書類をダウンロードして印刷
- 本人証明書のコピー
- 手数料を現金書留に
- 返信用封筒に切手を貼り担当課に郵送
こちら側で用意するべき物は、HPを閲覧できる端末と書類を印刷するプリンター、手数料を入れる現金書留、返信用封筒＆往復分の切手が必要です。
いやいや、全部常備している家のほうが珍しいだろうと（現金書留なんか使ったこともナイ）。
参考にした浜松市役所の郵送はこの方法。ですが、地域によっては、郵便局留めで本人確認して受け取るパターンもあります。郵便局に身分証明書持って行く必要はありますけどね……。
郵送手段でかかる費用と手間を考えると、往復交通費が１５００円超えるなら考えていいかもしれない。
役所仕事に代理人を立てる委任状のワナ
本人ができないから代理人を立てて、代役を頼むのが「委任」。その手続きをするのが委任状です。
委任状はビジネスで対面した人も多いだろうけど、職場の代理と違って、役所は条件がかなり厳しい。
前提として「当人が正当な理由で来庁することが不可能な理由がある」ことが大前提。
”正当な理由”とは、当人が寝たきり状態とか入院中など、”動けない理由の証明書”が存在する場合がひとつ。寝たきりなら診断書、入院なら入院証明書、身体が不自由な重度障害なら障害手帳。
これらの証書がないと、基本的に委任状（代理人）は跳ね返されます。
つまりは、足が不自由でも”動けるなら”車椅子なり杖をついて来いとの意。とはいえ、駐車場まで自家用車なりタクシーで来庁したら、窓口に連絡して、車内で受付をすることができます。
【まとめ】書かない窓口は役所とコンビニにある
役所の「書かない窓口」を簡単に説明すると、書かなくてもいいけど喋る必要はある窓口です。
コンビニは喋る必要はないけど、端末操作とマイナンバーカードが必要。
最終手段として郵送もあるよ……というメモでした。
浜松市役所に書かない窓口が導入された新聞記事に、利用者の感想があったのですが、「身分証を見せるだけで、紙の申請書を書く必要がなかった（引用：中日新聞2023年2月25日）」と笑顔で話されたそう。
行政DXとしてはまだまだでも、マイナンバーカードを持っていない層の窓口としては、活用されていくのではないかな。この方法なら職員がその場に居なくても、画面越しで対応可能だから、リモートで業務をするのも見据えられますね。
そのうち対話AIが窓口業務をやるようになりそうだし、窓口の業務キャパも増えていき、長く待たされる印象がなくなるといいなって思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました！
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